Diez errores de forma en los correos electrónicos de trabajo

La periodista y correctora de estilo española Isabel Garzo ha encontrado los siguientes diez errores muy comunes en la escritura de los correos electrónicos que se escriben en las empresas: 

1. Abuso de la palabra “gracias”

Ser agradecido está muy bien, pero hay casos en los que escribir “gracias” puede tener un efecto negativo. Sí, como lo lees. Debemos reservar esa palabra para dos casos:

1. Alguien ha hecho algo por ti y se lo agradeces. Ejemplos: “Gracias por dejar las revistas encima de mi mesa” o “está muy bien el informe, gracias por enviármelo”. Sencillo, ¿no?

2. Por tu cargo, te corresponde pedir a determinada persona que haga algo. Sabes con certeza que lo hará porque es su cometido, así que se lo pides y se lo agradeces de antemano. Por ejemplo: “Necesito las cuentas de los últimos dos trimestres. Gracias”. Hablamos solo de superiores que se dirigen a un subordinado.

Pero hay otros casos en los que escribir “gracias” puede volverse en tu contra:

1. Cuando la otra persona no ha hecho nada por ti. Por ejemplo: te han pedido algo, lo has realizado y al final del correo informativo pones “Gracias”: “Te envío los informes que me pediste. Gracias” o “Ya he terminado la presentación. Gracias”. Es una coletilla que ahí no aporta nada y, además, resta sentido a las veces en las que pongas “gracias” de verdad. Pero es cada vez más frecuente. Tanto, que no sorprende. Hay que leer este párrafo despacio para darse cuenta de que, en efecto, no tiene ningún sentido poner “gracias” en esos casos.

2. Cuando pides un favor a un compañero que no está bajo tu mando y lo que le solicitas no está estrictamente dentro de sus funciones. En ese caso, tu “gracias” puede interpretarse como una orden, como una muestra de que das por hecho que lo va a hacer y no esperas ni siquiera su respuesta. Por ejemplo: “Estoy muy ocupado, ¿podrías hacer tú este mes el resumen de la campaña? Gracias”. La solución es tan sencilla como sustituirlo por un “por favor”. Un “por favor” es humilde. Un “gracias”, cuando no hay nada que agradecer, parece una orden.

2. Tono impersonal al dar una orden

Una costumbre extendida es la de utilizar el tono impersonal en una orden con el propósito de suavizarla, que sin embargo deriva en una ironía poco honrada: “Habría que repasar los encabezados de todas las páginas. Gracias”.

Otra forma es utilizar el plural para dar una orden a una persona concreta. Quizá se haga, de nuevo, para suavizar el mandato; pero el efecto es que esa persona tiene la duda de si en realidad su superior sabe que esa tarea la realiza ella y nadie más, y puede sentirse confusa y poco valorada: “Repasen los encabezados de todas las páginas y luego me lo envías de nuevo”.

3. Correos demasiado extensos

Enviar un correo electrónico es gratis. Ese es el motivo por el que algunas personas se enrollen como las persianas. Una regla no escrita dice que los correos electrónicos deberían tener un máximo de quince líneas. Si la información que quieres transmitir es más extensa, deberías enviar un archivo adjunto. Sobre todo si es algo (instrucciones, pasos, tareas…) que el destinatario puede querer consultar en otro momento.

4. Avisar de los adjuntos

Algunos servidores de correo electrónico muestran los archivos adjuntos de forma más visible que otros. Por eso es imprescindible que avises siempre que adjuntes algo, que digas cuántos archivos adjuntas y que dejes claro qué contiene exactamente cada uno de ellos. ¿Cuántas veces te ha ocurrido que esperas un documento de alguien y te dice que te lo envió adjunto hace tiempo, pero tú no te habías fijado en el adjunto porque el correo trataba de otra cosa? Esto enlaza con los dos puntos siguientes.

5. Un solo tema en cada correo

Trata solo un tema en cada correo electrónico, sobre todo si diriges el correo a una persona despistada o de las que leen “en diagonal”. Además, como ya hemos dicho, son gratuitos. Si tratas varios temas, corres el riesgo de que solo conteste a uno de ellos.

Si quieres que te contesten a varios puntos sobre el mismo tema, numéralos o pon guiones, de manera que sea más difícil para el receptor saltarse uno en su respuesta “sin querer”.

6. Títulos ambiguos

El título del mail debe ser representativo e ir acorde con su contenido. Nada de “hola” o “duda”. Y, por supuesto, nunca envíes un mail sin título. Titular bien facilita que el destinatario se ponga en situación sobre el tema tratado, lo localice fácilmente en una búsqueda futura, etc.

7. Abuso del campo “personas en copia”

Copiar a demasiadas personas en un correo electrónico tiene muchas consecuencias negativas. Algunas de ellas son las siguientes:

-Dice muy poco del remitente: inseguridad, necesidad de aprobación, poca iniciativa, necesidad de justificar sus decisiones…

-Hace que los superiores, copiados en demasiados correos electrónicos “del día a día”, presten menos atención a los correos importantes que sí es imprescindible que vean.

-Promueve las conocidas meteduras de pata que ocurren en cualquier empresa: alguien responde a todos sin querer, alguien no se da cuenta de que cierta persona estaba en copia, etc.

-Es muy poco efectivo: al haber muchas personas en copia, a menudo ocurre que todas ellas piensan que será otra la que conteste y el asunto se queda sin resolver.

-Las personas se sienten vigiladas y observadas. Este modo de trabajar es enemigo de la creatividad y la espontaneidad.

-Ralentiza los procesos de una empresa: es contagioso, se extiende entre todos los empleados, llena sus bandejas de entrada de “paja”, les desvía de los asuntos importantes, interrumpe su trabajo… un efecto “bola de nieve” de manual.

La solución está en intentar que todos tus correos estén dirigidos a un solo destinatario. Cuando es imprescindible poner a más personas en copia, elige solo aquellas que realmente estén interesadas en el asunto tratado y avisa a todos los destinatarios de las personas que están copiadas.

8. Coma en los vocativos

Este tema es una falla muy frecuente en los saludos de los correos electrónicos.

La RAE establece que siempre se utilice coma en los vocativos. No deja lugar a dudas. Copio el artículo completo:

“1.2.3. Se aíslan entre comas los sustantivos que funcionan como vocativos, esto es, que sirven para llamar o nombrar al interlocutor: Javier, no quiero que salgas tan tarde; Has de saber, muchacho, que tu padre era un gran amigo mío; Vengan aquí inmediatamente, niños. Cuando los enunciados son muy breves, se escribe igualmente coma, aunque esta no refleje pausa alguna en la lectura: No, señor; Sí, mujer”.

A pesar de esto, muchas personas insisten en escribir en sus correos cosas como: “Hola Elena”, “Buenos días Germán” o “Gracias Roberto”. Hay comas que son optativas, pero este no es el caso: esta coma es obligatoria.

9. Signo de apertura

Existen. No son un mito ni una pedantería ni algo en desuso. Cada pregunta y exclamación debe ir enmarcada por su signo de apertura y su signo de cierre. Ejemplo: ¡no tengo mucho más que decir al respecto!

10. Releer el correo electrónico antes de enviarlo

Esto soluciona gran parte de los problemas comentados anteriormente. Repasa tu texto antes de darle al botoncito Enviar, que la gran mayoría de las veces modificarás algo. Y, por supuesto, para mejorar.

En los correos electrónicos hay muchos otras fallas: tildes que deberían estar y no están, tildes que están y no deberían estar, mayúsculas incorrectas en los nombres de los meses, dequeísmo, queísmo, laísmo, leísmo… etc.